Секретарь – птица редкая, или Есть ли в России безработица?

Где сейчас ищут сотрудников? На закрытие «штучных» вакансий – понятно: кадровый резерв, знакомства, дорогие хантеры. А на самые обычные вроде менеджера или секретаря? Кстати, говорят, проще отыскать и пригласить на работу сильного топ-менеджера, чем подобрать профессионального секретаря для приёма входящих звонков и работы с документами.

Почему так происходит? Куда пропали адекватные сотрудники? Почему нельзя верить отзывам с сайтов вроде antijob.net? Как защититься от нежелательных соискателей ещё до того, как оформили их в штат? Эксперты Центра экономического развития и сертификации (ЦЭРС ИНЭС) предложили свою классификацию нежелательных соискателей. В материале profiok.com – квинтэссенция опыта ЦЭРС, печального, но весьма поучительного и для работодателей, и для тех, кто ищет работу.

Девять типов нежелательных соискателей

Итак, вы разместили вакансию – в газете, на собственном сайте или на сайте рекрутинговых агентств. Что ж, будьте готовы встретиться с представителями одного или нескольких типов соискателей, которых ни в коем случае нельзя брать на работу.

1. Профессиональные «поисковики». Это просто любители ходить по собеседованиям. К их числу относятся и посланцы с биржи труда, которые сразу просят объявить их непригодными к работе в вашей компании. Такие люди годами ищут работу, вернее, делают вид, что ищут. На самом деле они давно устроены на фрилансе или довольствуются пособием по безработице, которого им хватает.

Как противостоять? Большие «пробелы» в перечне предыдущих мест работы кандидата – повод задуматься. Если резюме выглядит так, как будто человек спал последние пять лет, а потом очнулся и побежал искать работу, попросите его заполнить свою анкету, более подробную. По результатам делайте выводы.

2. Вампиры. Этим сразу нужен оклад, хороший или не очень – не так уж и важно. Отбыли месяц или три по договору с испытательным сроком, дождались, пока их профнепригодность стала очевидна – и ищут следующую компанию.

Как противостоять? У таких кандидатов, наоборот, трудовая книжка пестрит записями. Им всё равно где работать, лишь бы платили хоть сколько-то.

3. Воры. Были в практике ЦЭРС и такие случаи. Приходили на собеседования молодые люди с шарящим взглядом, заполняли анкеты, поглядывая, что происходит вокруг, затем под различными предлогами (передумал, идёт в туалет и т.д.) покидали офис, ловким движением прихватив с ближайшего стола чей-нибудь мобильный телефон.

Как противостоять? Сразу предупреждать гостя, что в офисе работают камеры наблюдения (даже если их на самом деле нет).

4. Невесты и женихи. Приходят молодые и не очень люди, в анкете у которых указано, что они не состоят в браке, детей нет, а в планах на будущее – построение семьи. Эти люди интересуются, каково соотношение мужчин и женщин в коллективе, каков уровень партнёров. Тридцатилетнюю девушку из провинции как-то прямо спросили: «Пришла искать жениха?» Она честно призналась, что в её городе шансов в принципе нет. Семья – прекрасно, конечно, но мы же ищем человека, который будет работать, а не строить глазки коллегам и партнёрам? Проще пойти в клуб знакомств, такие есть в Москве.

Как противостоять? Приметы мы описали. Этот типаж сразу заметен: они мало спрашивают о содержании работы и много – о коллективе.

5. Куколки. Раньше в резюме на вакансию секретаря или менеджера девушки и дамы делали приписку: «Интим не предлагать». Кажется, вектор развернулся на 180 градусов. Теперь очень часто резюме, которое должно содержать описание деловых характеристик соискателя, собственно о деловых качествах сообщает мало, зато сопровождается весьма нескромной фотографией. Накачанные губы, откровенные позы… За доступ к этим резюме рекрутинговые сайты, между прочим, ещё и деньги берут!

Как противостоять? Если вы ищете работника, а не партнёра для интимных утех, игнорируйте резюме с явно «неделовыми» фотографиями. Сэкономите время и сохраните здоровый климат в коллективе.

6. Пропавшие. Кандидаты принимают приглашение на собеседование, обещают быть, но не приходят. Молча. Хотя могли бы просто перезвонить и сообщить об изменившихся обстоятельствах. Вариантов много: человек мог повнимательнее перечитать вакансию и решить, что она ему не подходит, принял другое предложение или банально что-то напутал. Нормальная ситуация, когда на собеседование записано десять человек, но не приходит ни один.

Как противостоять? Бороться с этим невозможно, проблема распространённая. Можем только сказать, что по нашему опыту вторичный обзвон таких соискателей ничего не даёт. Не сложилось – значит, не сложилось. Хорошо, что это выяснилось сразу, а не после заключения договора.

7. Пропавшие-2. Отдельная «модификация» предыдущей группы. Эти люди проходят собеседование, уверяют, что им всё нравится и всё устраивает, но в назначенный день не выходят на работу. Или выходят на полдня, потом отпрашиваются пообедать – и исчезают навсегда.

Как противостоять? Никак. Убедиться, что в офисе ничего не пропало, забыть и двигаться дальше.

8. Распространители отрицательных отзывов. Есть в интернете много сайтов с сомнительной репутацией (вроде antijob.net и ему подобных), где каждый желающий может написать отзыв о работе в той или иной компании – обязательно отрицательный, который будет реять вечно, как знамя. Цель этих сайтов – заработать на трафике, цель пишущих – дать выход своим обидам, эмоциям, неустойчивой психике, то есть чему угодно. Любой желающий может облить любую компанию грязью без всяких доказательств, и эти отзывы висят в интернете годами и портят компании репутацию. Так что если вы уволили сотрудника, отказали кому-то на собеседовании (или даже перешли дорогу конкурентам), ждите потоков грязи на сайтах с отзывами о работодателях.

Как противостоять? С сайтами, на которых размещаются такие отзывы, бороться бесполезно. Как правило, они зарегистрированы не в России, и отечественное законодательство на них не распространяется. Компаниям, которые не очень стеснены в средствах, можем посоветовать обратиться к SEO-специалистам и «забить» выдачу поисковика на несколько десятков позиций другой информацией. Тогда отрицательный отзыв просто «потонет» в недрах интернета и никто о нём не узнает. Для компаний попроще есть один вариант – не обращать внимания и верить, что вменяемые соискатели такие сайты не читают. Только не пытайтесь самостоятельно размещать в противовес положительные отзывы о своей компании, это всегда очень заметно и выглядит неестественно.

9. Неумехи с амбициями. «Ну, уж секретарём-то я точно сумею!» – думает очередная студентка, решившая начать работать. В её мыслях – желание закрепиться в компании и двигаться по карьерной лестнице либо уйти в декрет, а потом уже задумываться о карьере. О том, что работа на позиции секретаря требует какой бы то ни было квалификации, девушка не задумывается. Подумаешь, снять телефонную трубку и томно произнести «алло». В первые же недели работы самооценка таких барышень начинает страдать, грядущий карьерный взлёт отодвигается на неопределённый срок, результат – обиды и разочарование.

Как противостоять? Договариваться «на берегу». Максимально тестировать, проверять, пытаться адекватно оценить сильные и слабые стороны будущего сотрудника. Беда в том, что работодатель оценивает сотрудника по его работе, а работник себя – по своим потребностям. Хочет он получать 100 тысяч рублей в месяц – и ему начинает казаться, что ровно столько его труд и стоит. Если промахнётесь с оценкой квалификации, уволить будет сложно, придётся отправлять на обучение или учить на месте, отрывая коллег от работы.

Что должен уметь секретарь?

Вопреки расхожему заблуждению, секретарь – это профессия. Свидетельство тому – профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённый приказом Минтруда от 06.05.2015 №276н.

Как известно, профстандарты обязательны для использования только организациями, перечисленными в специальных нормативных актах. Как правило, это государственные учреждения или компании с большой долей государственного участия в уставном капитале. Во всех остальных случаях использование профстандартов вводится по желанию руководителей компании. Процедура, надо сказать, непростая: вслед за решением о переходе к использованию стандартных требований к квалификации сотрудников нужно провести аттестацию, а затем обучить всех, кто не соответствует требованиям, за свой счёт. Иными словами, уволить уже работающего сотрудника за то, что он не соответствует профстандарту, нельзя. Поэтому знания, навыки и личные качества соискателей лучше тестировать до официального оформления трудовых отношений. Кандидатам на вакансию секретаря также стоит ознакомиться с содержанием профстандарта, чтобы хотя бы примерно представлять, что от них требуется. Возможно, это поможет соискателям с завышенными требованиями оценить свою квалификацию адекватно и не тратить попусту своё и чужое время.

Итак, что же должен уметь секретарь? Для выполнения большинства задач – административных функций, работы с посетителями и документами, распределения звонков и так далее – вполне достаточно среднего или неполного высшего образования.

Претендент на должность секретаря должен уметь пользоваться компьютером, принтером и сканером, владеть офисным программным пакетом, ориентироваться в интернете, иметь навыки поиска необходимой информации. Удивительно, что в эпоху повсеместного интернета и наличия навигаторов на каждом смартфоне кандидаты подробно расспрашивают, как добраться до офиса. Обидно, когда выясняется, что человек, утверждавший, что свободно владеет программой MS Word, на самом деле умеет только с грехом пополам набирать текст и никогда не задумывался, что означают многочисленные кнопочки в меню программы.

Хороший секретарь говорит и пишет без ошибок, аккуратно и внимательно относится к документам (первый документ, попадающий в руки работодателя, – резюме), знаком с правилами речевого этикета, владеет навыками делового письма, в состоянии систематизировать и структурировать информацию.

Профессиональный секретарь быстро разбирается, в чём специфика деятельности компании и как организовано взаимодействие между её подразделениями. Он избегает конфликтов, понимает, чем важная или срочная задача отличается от обычной, умеет планировать своё рабочее время.

Требования, казалось бы, незатейливые. Однако вам подтвердят в любой hr-службе: прежде чем найти хорошего секретаря, вы пересмотрите сотни резюме и назначите десятки собеседований. А в итоге признаете, что самые важные качества – внимательность, ответственность, адекватная оценка собственных деловых качеств и желание работать. Владение компьютером, знакомство с делопроизводством, хорошая память, стрессоустойчивость, коммуникабельность – всё это важно, но обретает ценность только тогда, когда человек намерен работать в полную силу, вникать в дела компании, присутствовать на рабочем месте в рабочее время – в том числе и мыслями. К сожалению, большинство современных соискателей с hh.ru и подобных сайтов ищут не работу, а зарплату.

Кстати, о рекрутинговых сайтах. Мы пробовали размещать платные вакансии, бесплатные вакансии, премиальные вакансии и так далее. Результат примерно одинаковый. Не зря же «Карьерист.ру» регулярно предлагает приобрести «более эффективный» и более дорогой пакет услуг по подбору персонала, но отказывает в пробном предоставлении такого пакета. Понимают, что качество предоставляемых резюме не улучшится. Зато такие сайты откровенно вредят и работодателям и тем, кто ищет работу, размещая статьи с рекомендациями по «правильному» оформлению резюме. Дурацкие советы, 80 процентов лжи в резюме, потраченное время, а на выходе – неудовлетворённый работодатель и неустроенный соискатель. Никакой кадровой проблемы такие «агентства» не решают, просто пылесосом сосут деньги из компаний.

Игра в напёрстки?

Словом, подбор сотрудников нынче напоминает игру в напёрстки. При этом напёрсточником оказывается соискатель, что удивительно – при поддержке государства. Соискатели защищены законом со всех сторон, а что делать работодателю? Платить неумехам и лентяям только за то, что они родились на свет и выбрали его компанию для трудоустройства?

Почему компания не имеет права потребовать с кандидата на замещение какой-либо вакансии справку о состоянии психического здоровья и здоровья вообще? Как оградить свою компанию от психически нездоровых людей? Как защитить уже работающих сотрудников от психа, который в стадии обострения может причинить им вред? А ведь психически нездорового сотрудника ещё и уволить практически невозможно. Замкнутый круг?

Как объяснить соискательнице на должность секретаря, что она не подходит из-за шепелявости, и при этом не совершить акт дискриминации? Отказываешь под каким-то благовидным предлогом – и получаешь на голову ушат грязи в отрицательных отзывах о компании в интернете.

Нет ответов на эти вопросы – ни у кадровых агентств, ни в законодательстве. Профессиональные стандарты, система аттестации, совершенствование нормативной базы – всё это тянет за собой сотни причин и предлогов для желающих не работать и качать права.

Что делать работодателю, который нуждается в толковых сотрудниках, готов платить достойную зарплату, но при этом не хочет быть обманутым? В Советском Союзе предприятия вынуждены были заниматься «перевоспитанием» алкоголиков, которые числились в штате. Точно так же сейчас предлагается частным компаниям содержать подобных «специалистов» без возможности увольнения. Нет, конечно, теоретически уволить можно, но какой кровью! Чтобы бороться с такими рыбками-прилипалами, нужно быть очень богатой компанией. А как быть среднему и малому бизнесу в условиях отсутствия средств на оплату юристов? К сожалению, пока выход один: проиграл – мучайся и плати лентяям с негодяями! «За хорошее зрение – сто рублей премия!» – выкрикивали напёрсточники в 1990-е. В этом тоже спасение – в хорошем зрении, в профессиональном чутье, в интуиции. Знать бы, где упасть... соломки не хватит на всех проходимцев, уж больно они изобретательны. 

Хочется верить, что где-то всё-таки есть нормальные люди, которым нужна работа. В России, говорят, безработица?